Bir fuarda katılımcının birkaç saniyesi vardır: ziyaretçi koridordan geçerken standın ne sattığını anlamalı, görüşmeden sonra da aklında kalacak bir malzemeyi yanında götürmelidir. Fuar baskıları tek tek basit görünür, ancak aynı son tarihe yetişmek zorunda oldukları ve fuar alanındaki kurulum kurallarına uymaları gerektiği için erken planlama ister. Bu rehber, fuar ve kurumsal etkinlikler için baskı takvimini, ürün listesini ve adet hesabını bir araya getirir.
8 haftalık baskı takvimi
| Fuara kalan süre | Yapılacaklar |
|---|---|
| 8–7 hafta | Hedef ziyaretçi, mesaj ve bütçe; organizatörün teknik kılavuzunu alma |
| 7–6 hafta | Stant ölçüleri, grafik şablonları, katalog içeriği ve fotoğraflar |
| 6–5 hafta | Tasarım; ürün ve fiyat bilgilerinin kesinleşmesi |
| 5–4 hafta | Katalog, broşür ve stant grafiklerinin metin kontrolü |
| 4–3 hafta | Katalog, çanta ve promosyon ürünleri üretime girer |
| 3–2 hafta | Roll-up, broşür, kartvizit, yaka kartı ve bilgi formları |
| Son hafta | Nakliye, kolileme ve stant bölümlerine göre etiketleme |
| Kurulum günü | Stant grafiklerinin yerleşimi, yedek malzeme ve son kontrol |
Promosyon ürünleri, özel kesimli çantalar ve sert kapaklı kataloglar normal işlerden daha uzun sürebilir. Bunları takvimin başına alın.
Stant ve görsel alan
| Ürün | Malzeme | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Stant grafikleri | Folyo, kumaş, branda, foreks | Stant firmasının ölçü şablonu ve montaj yöntemi |
| Roll-up | PVC film, gri sırtlı film | Ana mesaj göz hizasında |
| Masa önü ve banko kaplaması | Folyo, foreks | Düz yüzey ve kenar birleşimleri |
| Yer folyosu | Zemin laminasyonlu folyo | Kaymazlık ve alan kuralları |
| Ürün etiket kartları | Bristol, kuşe | Fiyat ve kod güncelliği |
| QR kart ve masa üstü standı | Kuşe, pleksi | QR hedefinin mobilde test edilmesi |
Stant grafiklerinde mesajı gözün gördüğü yükseklikte tutun; aşağıda kalan alan ziyaretçilerle ve ürünlerle kapanabilir. Yakından okunmayan büyük yüzeylerde kısa cümleler kullanın. Roll-up ayrıntıları için roll-up ve branda baskı rehberimize bakabilirsiniz.
Dağıtım ve satış malzemeleri
| Ürün | Ölçü ve malzeme | Kimin için? |
|---|---|---|
| Tanıtım broşürü | A4 üç kırım, 135–170 gr kuşe | Genel ziyaretçi |
| Ürün kataloğu | A4, 115–150 gr iç, 250–300 gr kapak | Nitelikli alıcı |
| Fiyat listesi | A4 veya A5, 1. hamur veya kuşe | Görüşülen alıcı |
| Teknik föy | A4 tek yaprak | Teknik sorular |
| Kartvizit | 85 × 55 mm, 350 gr | Tüm ekip |
| Görüşme formu | A5 otokopi veya bloknot | Satış ekibi |
| Kâğıt çanta | Kraft veya kuşe, burgu sap | Katalog taşıyan ziyaretçi |
Katalog pahalı bir üründür. Herkese dağıtmak yerine görüşülen alıcılara verin, genel ziyaretçi için broşür veya QR ile dijital katalog sunun. Malzeme kararları için broşür ve katalog rehberimiz ve karton torba rehberimiz yardımcı olur.
Ekip ve kimlik ürünleri
- Yaka kartı: Ad, unvan ve firma bilgisi uzaktan okunabilir olmalıdır. Organizatör giriş kartı veriyorsa ayrı firma kartına ihtiyaç olup olmadığını kontrol edin. Ayrıntılar için yaka kartı rehberimize bakabilirsiniz.
- Ekip kıyafeti: Logolu tişört ve yelek için beden ve baskı süresi erken netleşmelidir.
- Masa isimliği: Toplantı ve panel alanlarında konuşmacı adlarının okunmasını sağlar. Bkz. masa isimliği rehberi.
- Etkinlik programı: Kongre ve seminerlerde salon, saat ve konuşmacı bilgisi net olmalıdır; son dakika değişikliği için QR güncel programa yönlendirilebilir.
Promosyon ürünleri
Ziyaretçi çantasına giren her ürün marka hatırlatıcısı olmalı, gereksiz ağırlık yaratmamalıdır.
- Düşük bütçe: Kalem, bloknot, sticker, magnet.
- Orta bütçe: Kupa, defter, bez çanta.
- Seçili alıcı: Kutulu hediye, kaliteli defter veya ürün numunesi.
Promosyon üretimi çoğunlukla ürüne göre minimum adet ve teslim süresi içerir. Seçim ve bütçe için promosyon ürünleri rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Adet planı
Basit bir hesap yöntemi:
Gün sayısı × günlük beklenen temas × 1,2 yedek = broşür adedi
Örnek 3 günlük bir fuar için:
| Ürün | Varsayım | Hesap | Sipariş |
|---|---|---|---|
| Broşür | Günde 150 temas | 3 × 150 × 1,2 = 540 | 500–600 |
| Katalog | Günde 30 nitelikli görüşme | 3 × 30 × 1,2 = 108 | 100–150 |
| Kartvizit | 4 kişilik ekip, kişi başı 100 | 4 × 100 | 400 |
| Görüşme formu | Günde 30 görüşme + %20 | 3 × 30 × 1,2 = 108 | 100–150 |
Bu örnekler bir fuarın gerçek trafiğini göstermez. Önceki katılımınızın verileri varsa onları kullanın; ilk kez katılıyorsanız organizatörün ziyaretçi profilini inceleyip temkinli başlayın.
Ağırlık, koli ve teslimat
Fuar baskısı bir kargo planı da gerektirir. Örnek: A4 ölçüde, 16 sayfa iç (135 gr) + 4 sayfa kapak (300 gr) bir katalog:
- İç sayfalar: 8 yaprak × 8,42 g = 67,4 g
- Kapak: 2 yaprak eşdeğeri × 18,7 g = 37,4 g
- Bir katalog: yaklaşık 105 g
- 300 adet: yaklaşık 31 kg
Bu kadar koliyi fuar alanına taşımak, otopark ve yükleme noktası planı gerektirir. Kendi senaryonuzu kâğıt ağırlık hesaplayıcısında deneyebilirsiniz.
- Kolilerin üzerine firma adı, salon, stant numarası ve içerik yazın.
- Fuar alanının teslimat saatlerini ve araç giriş kurallarını önceden öğrenin.
- Tüm malzemeyi aynı gün stand alanına göndermek yerine önemli ürünlerden bir miktarı yanınızda taşıyın.
- Stant içinde saklama alanı kısıtlıysa günlük dağıtım miktarını planlayın.
Lansman ve kurumsal etkinlikler
Fuar dışındaki etkinlikler daha az ürün gerektirebilir, ancak görsel tutarlılık yine önemlidir.
| Etkinlik | Tipik baskı |
|---|---|
| Lansman | Davetiye, arka fon, roll-up, ürün föyü |
| Kongre | Yaka kartı, program, çanta, yönlendirme, masa isimliği |
| Bayi toplantısı | Sunum dosyası, fiyat listesi, bloknot |
| Açılış | Branda, davetiye, el ilanı, ikram etiketleri |
| Mezuniyet ve gala | Davetiye, program, masa kartı, arka fon |
Davetiye süreci için davetiye baskı rehberimizi okuyabilirsiniz.
İzmir’de fuar baskıları
İzmir, Fuar İzmir ve Kültürpark’taki etkinlikleriyle fuar ve kongre takviminin önemli şehirlerinden biridir. Kent aynı zamanda ihracat odaklı gıda, tekstil ve makine sektörlerinin de merkezlerinden biridir.
- Fuar İzmir’e teslimat: Gaziemir bölgesindeki fuar alanına teslimat için kurulum ve araç giriş saatlerini önceden öğrenin.
- Yakın üretim: Yerel matbaayla çalışmak son dakika eksikleri için zaman kazandırabilir, ancak yoğun fuar haftalarında kapasiteyi önceden sorun.
- İhracat ziyaretçileri: Yabancı ziyaretçi bekleniyorsa İngilizce ve hedef pazar diline uygun kısa tanıtımlar hazırlayın.
- Hava: Açık alanda kullanılacak ürünlerde rüzgâr ve güneşe uygun malzeme seçin.
Bütçeyi koruma yolları
- Fuara özel bilgileri ana katalogdan ayırın.
- Katalog dağıtımını nitelikli görüşmelerle sınırlayın.
- Stant grafiklerini sonraki fuarlarda kullanılabilecek şekilde tarihsiz tasarlayın.
- Ofset ve dijital baskıyı adede göre karşılaştırın. Bunun için baskı maliyet simülatörünü kullanabilirsiniz.
- Tüm ürünleri aynı anda planlayarak acil sipariş ücretlerinden kaçının.
Sonuç
Başarılı bir fuar hazırlığı, stant ölçüsünü ve mesajı erken netleştirmek, adetleri temas sayısına göre hesaplamak ve nakliyeyi baskı planına dahil etmekle başlar. Takvimi şimdiden çıkarırsanız son haftada yalnızca küçük düzeltmelere zaman kalır. Ürün listesi ve teslim tarihi hazır olduğunda teklif formuyla ürünlerinizi tek seferde iletebilirsiniz.