Fatura basımı, mal satışı veya hizmet karşılığında düzenlenen faturaların, Hazine ve Maliye Bakanlığı ile anlaşmalı bir matbaada, işletmenin bilgileri ve seri-sıra numarasıyla basılmasıdır. Fatura, ticari hayatın en temel belgesidir: satıcının alacağını, alıcının borcunu ve devletin vergi alacağını aynı anda kayıt altına alır. Bu nedenle kâğıt faturanın kim tarafından, hangi bilgilerle ve nasıl basılacağı vergi mevzuatıyla belirlenmiştir.
Bu rehberde fatura bastırmanın kurallarını, faturada bulunması gereken bilgileri, nüsha düzenini, irsaliyeli fatura ve sürekli form seçeneklerini, fatura tasarımında dikkat edilecek noktaları ve elektronik faturaya geçişin kâğıt faturayı nasıl etkilediğini anlatıyoruz.
Fatura neden anlaşmalı matbaada basılır?
Fatura, vergi mevzuatı kapsamında basımı izne bağlı belgeler arasında yer alır. Bu belgeleri yalnızca Bakanlıkla anlaşma yapmış matbaalar basabilir. Bu düzenin amacı, sahte veya mükerrer numaralı belge üretilmesini önlemek ve her belgenin hangi mükellef adına basıldığını kayıt altına almaktır. Anlaşmalı matbaa:
- Faturayı basmadan önce mükellefin kimliğini ve gerekiyorsa adına başvuran kişinin yetki belgesini kontrol eder,
- Her faturaya benzersiz bir seri ve sıra numarası verir,
- Faturanın alt kısmına kendi unvanını, adresini, vergi bilgilerini ve Bakanlıkla yaptığı anlaşmanın tarih ve sayısını basar,
- Bastığı belgelerin bilgilerini belirli süre içinde elektronik ortamda Bakanlığa bildirir.
Basımı izne bağlı diğer belgeler ve anlaşmalı matbaa sistemi hakkında daha geniş bilgi için resmî belge basımı rehberimize göz atabilirsiniz.
Faturada bulunması gereken bilgiler
Vergi Usul Kanunu, faturada asgari olarak hangi bilgilerin yer alması gerektiğini sayar. Bu bilgilerin bir kısmı matbaada basılır, bir kısmı ise her satışta düzenleyen tarafından doldurulur.
| Bilgi | Basılı mı, doldurulur mu? |
|---|---|
| Faturanın düzenlenme tarihi | Her satışta doldurulur |
| Seri ve sıra numarası | Matbaada basılır |
| Düzenleyenin adı, soyadı veya ticaret unvanı | Matbaada basılır |
| Düzenleyenin iş adresi | Matbaada basılır |
| Düzenleyenin bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap (vergi kimlik) numarası | Matbaada basılır |
| Alıcının adı, soyadı veya ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve numarası | Her satışta doldurulur |
| Malın veya işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı | Her satışta doldurulur |
| Satılan malın teslim tarihi ve irsaliye numarası | Her satışta doldurulur (irsaliyeli faturada gerekmez) |
Bu asgari bilgilerin yanında KDV oranı ve tutarı, ödeme şekli, banka bilgileri ve “yalnız … TL” biçiminde yazıyla toplam tutar gibi alanlar da uygulamada faturaların standart parçası haline gelmiştir. Fatura tasarımında bu alanlara yeterli yer ayırmak, düzenleme sırasında hata riskini azaltır.
Nüsha düzeni
Fatura en az iki nüsha halinde düzenlenir:
- Asıl nüsha: Alıcıya verilir. Genellikle beyaz kâğıttır.
- Suret (kopya) nüsha: Düzenleyende kalır ve muhasebe kaydı ile arşiv için kullanılır. Genellikle pembe, sarı veya mavi renkli otokopi kâğıttır.
Bazı işletmeler depo, sevkiyat veya muhasebe birimi için üçüncü bir nüsha ekler. Nüsha sayısı arttıkça koçanın kalınlığı ve maliyeti artar; ihtiyaç duyulmayan bir nüsha eklemek, her faturada fazladan bir yaprağın yönetilmesi anlamına gelir.
Fatura türleri ve formatları
| Format | Yapı | Kimler için uygun? |
|---|---|---|
| Koçan fatura (A5) | 50 takımlık, el ile doldurulan koçan | Küçük işletme, esnaf, düşük fatura adedi |
| Koçan fatura (A4) | 50 takımlık, daha fazla kalem satırı | Çok kalemli satış yapan işletmeler |
| İrsaliyeli fatura | Fatura ve sevk irsaliyesi tek belgede | Malı satış anında teslim eden işletmeler |
| Sürekli form fatura | Kenarı delikli, katlamalı, yazıcıyla doldurulur | Muhasebe programından fatura basan işletmeler |
| Lazer form fatura | Tek yaprak, lazer yazıcıyla doldurulur | Programla düzenleyip tek nüsha çıktı alanlar |
İrsaliyeli fatura, malın teslimi ile faturanın aynı anda düzenlendiği durumlarda ayrıca sevk irsaliyesi düzenleme ihtiyacını ortadan kaldırır. Sürekli form faturalar, nokta vuruşlu yazıcılarla muhasebe programından toplu fatura basan işletmeler için uygundur; matbaaya sipariş verirken yazıcı modelinizi ve kullandığınız programın form şablonunu belirtmek, alanların doğru hizalanmasını sağlar.
Kâğıt ve üretim özellikleri
Kâğıt faturalar çoğunlukla otokopi (karbonsuz) kâğıda basılır. Otokopi kâğıtta üst yaprağa yapılan kalem baskısı, alt yaprakların kimyasal kaplaması sayesinde kopyalanır; böylece tüm nüshalar tek seferde doldurulur.
- Kâğıt düzeni: Üst yaprak (CB), varsa orta yaprak (CFB) ve alt yaprak (CF).
- Numaralandırma: Seri ve sıra numarası numaratörle her takıma basılır.
- Cilt: Takımlar 50’şerli koçanlar halinde tutkallı veya zımbalı olarak ciltlenir; arkaya kalın bir karton eklenir.
- Perforaj: Asıl nüshanın düzgün koparılması için takımın kenarına delikli kesim yapılır.
- Baskı rengi: Genellikle tek renk (siyah veya lacivert); logo için ikinci bir renk eklenebilir.
Otokopi faturalar tükenmez kalemle veya nokta vuruşlu yazıcıyla doldurulmalıdır. Kurşun kalem, dolma kalem veya keçeli kalem alt nüshalara yeterli kopya bırakmaz.
Fatura tasarımında dikkat edilecekler
- Kalem satırı sayısı: Ortalama bir satışta kaç kalem ürün yazdığınızı düşünün. Satır sayısı yetersiz kalırsa tek satış için iki fatura düzenlemek zorunda kalabilirsiniz.
- Sütun genişlikleri: Ürün açıklaması geniş, miktar ve birim fiyat sütunları yeterli olmalıdır. KDV oranlarının farklı olduğu satışlar için KDV sütununu ayrı tutun.
- Toplamlar bölümü: Ara toplam, iskonto, KDV matrahı, KDV tutarı ve genel toplam ayrı satırlarda yer almalıdır.
- Okunabilirlik: Sabit bilgiler en az 8–9 punto olmalı; suret nüshalarda renkler soluk çıkacağı için açık renkli yazılardan kaçının.
- İmza ve kaşe alanı: Teslim eden ve teslim alan için imza alanı, işletme kaşesi için boşluk bırakın. İşletmenize uygun kaşe seçenekleri için kaşe yaptırma rehberimize bakabilirsiniz.
Satış sürecinde fatura ve diğer belgeler
Fatura, bir satış sürecindeki belgelerin son halkasıdır. Süreci baştan sona doğru belgelerle yönetmek, hem müşteriyle yaşanabilecek anlaşmazlıkları hem de vergi incelemelerindeki sorunları önler:
- Teklif ve sipariş: Müşterinin talebi teklif formu veya sipariş fişiyle kayıt altına alınır. Bu belgeler işletme içi belgelerdir ve herhangi bir matbaada basılabilir.
- Sevkiyat: Mal işyerinden çıkarken sevk irsaliyesi düzenlenir. Teslim sırasında fatura da düzenlenecekse irsaliyeli fatura kullanılabilir.
- Faturalama: Teslim veya hizmetten sonra yasal süre içinde fatura düzenlenir.
- Tahsilat: Ödeme alındığında tahsilat makbuzu düzenlenebilir; banka ödemelerinde dekont da kayıt yerine geçer.
Bu zincirdeki belgelerin numaralarını birbirine referans vermek (örneğin faturaya irsaliye numarasını, tahsilat makbuzuna fatura numarasını yazmak), bir işlemin tüm izini tek bakışta görmeyi sağlar.
Faturada logo ve kurumsal kimlik
Fatura resmî bir belgedir; ancak işletmenin kurumsal kimliğini taşıyan bir doküman olmaya da devam eder. Logoyu belgenin sol üst köşesine yerleştirmek, kurumsal rengi başlık şeritlerinde kullanmak ve iletişim bilgilerini düzenli bir blokta vermek, faturanın profesyonel görünmesini sağlar. Ancak suret nüshalarda renkli baskı soluk çıkabileceği ve otokopi kâğıdın renkli zemini kontrastı düşüreceği için logonun tek renk sürümünü kullanmak ve zorunlu bilgileri koyu renkte basmak en güvenli yoldur. Faturanın alt kısmında matbaa bilgileri yer alacağı için bu alana tasarım öğesi yerleştirmeyin.
Sürekli form siparişinde teknik detaylar
Muhasebe programından fatura basan işletmeler için sürekli form siparişi, koçan faturaya göre daha fazla teknik bilgi gerektirir. Matbaaya yazıcınızın modelini, form genişliğini, satır aralığını ve programınızın alanları hangi koordinatlara yazdığını gösteren bir örnek çıktıyı iletin. Deneme baskısıyla birkaç form üzerinde test yapmadan büyük adetli sipariş vermeyin; birkaç milimetrelik kayma, tüm faturalarda bilgilerin kutuların dışına taşmasına neden olabilir.
Fatura düzenleme süresi ve kullanım kuralları
Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmelidir. Belirli bir tutarın üzerindeki satışlarda fatura düzenlemek zorunludur; bu tutar her yıl güncellenir. Fatura düzenlerken şu kurallara dikkat etmek, sonradan yaşanabilecek sorunları önler:
- Faturaları sıra numarası sırasıyla kullanın; numara atlamayın.
- Hatalı düzenlenen faturayı yırtıp atmayın; tüm nüshalarıyla iptal edip koçanda saklayın.
- Alıcının vergi bilgilerini tam ve doğru yazın.
- Silinti ve kazıntı yapmayın; hatalı faturayı iptal edip yeni fatura düzenleyin.
- Suret nüshaları koçanlarıyla birlikte saklayın. Vergi Usul Kanunu’na göre belgeler ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanır; Türk Ticaret Kanunu tacirler için on yıllık saklama süresi öngörür.
E-fatura ve e-arşiv faturaya geçiş
Elektronik fatura uygulaması, belirli ciro ve sektör şartlarını sağlayan mükellefler için zorunludur ve kapsamı yıllar içinde genişlemiştir:
- E-fatura: E-fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen elektronik faturadır.
- E-arşiv fatura: E-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (örneğin nihai tüketicilere) elektronik ortamda düzenlenen faturadır.
Bu uygulamaların kapsamına giren işletmeler, kapsamdaki işlemler için kâğıt fatura kullanamaz. Kapsama girmeyen işletmeler ise kâğıt fatura kullanmaya devam edebilir. Elektronik sisteme geçiş tarihi yaklaşan bir işletmenin, ihtiyacından fazla kâğıt fatura bastırması, kullanılmayan belgelerin atıl kalmasına ve iptal işlemlerine neden olur. Bu nedenle fatura siparişinden önce geçiş takviminizi mali müşavirinizle birlikte değerlendirin.
Fatura basım süreci adım adım
- Anlaşmalı bir matbaa seçin ve anlaşma bilgilerini teyit edin.
- Vergi levhanızı ve gerekiyorsa yetki belgesi ile imza sirkülerinizi hazırlayın.
- Fatura formatını (A5, A4, irsaliyeli, sürekli form) ve nüsha sayısını belirleyin.
- Tasarım taslağındaki unvan, adres, vergi dairesi ve vergi numarasını vergi levhanızla karşılaştırın.
- Önceki faturalarınızın son seri ve sıra numarasını matbaaya bildirin.
- Basılan koçanları teslim alırken numaraları ve bilgileri kontrol edin, kayıtlarınıza işleyin.
Kaç koçan fatura bastırmalı?
Koçan sayısını belirlerken aylık ortalama fatura adedinizi, iptal edilen faturaları ve elektronik sisteme geçiş takviminizi birlikte düşünün. Örneğin ayda ortalama 60 fatura düzenleyen bir işletme, 50 takımlık koçanlarla yaklaşık yılda 15 koçan kullanır. Elektronik geçişiniz yakınsa birkaç aylık ihtiyacı karşılayacak kadar bastırmak, geçiş tarihinde elde atıl belge kalmasını önler. Birden fazla şube veya satış noktası varsa her biri için ayrı seri kullanmak, hangi faturanın nerede düzenlendiğini takip etmeyi kolaylaştırır.
Fiyatı etkileyen faktörler
- Ölçü: A4 faturalar A5’e göre daha fazla kâğıt kullanır.
- Nüsha sayısı: Her ek nüsha kâğıt ve işçilik maliyetini artırır.
- Format: Sürekli form faturalar, koçan faturalardan farklı bir üretim hattı gerektirir.
- Renk: Tek renk baskı en ekonomik seçenektir.
- Koçan sayısı: Adet arttıkça birim maliyet düşer.
İzmir’de fatura bastırırken
İzmir’de toptan ticaret, sanayi, tarım ve turizm işletmeleri farklı fatura ihtiyaçlarına sahiptir. Organize sanayi bölgelerindeki üreticiler ve toptancılar çoğunlukla irsaliyeli fatura veya muhasebe programıyla uyumlu sürekli form fatura kullanırken, kent merkezindeki esnaf A5 koçan faturayı tercih eder. Turizm işletmeleri ise sezon öncesinde belge stoklarını kontrol etmelidir. Fatura bastırırken matbaanın anlaşmalı olduğunu teyit etmek, unvan ve adres değişikliklerinden sonra eski faturaları kullanmamak ve elektronik geçiş takvimini takip etmek, İzmir’deki her işletme için temel kurallardır.
Sonuç
Fatura, bir işletmenin en sık kullandığı ve en çok denetlenen belgesidir. Kâğıt fatura basımı; anlaşmalı matbaa seçimi, eksiksiz ve doğru bilgiler, ihtiyaca uygun format ve nüsha düzeni ile elektronik geçiş takvimine göre planlanmış bir adetle başlar. Satış öncesi sipariş takibi için kullanılan formlar için sipariş fişi baskı, diğer yasal belgeler için resmî belge basımı rehberlerimize göz atabilirsiniz.